LEGALISATION : DOCUMENTS A FOURNIR- PROCEDURE – AUTORITES COMPETENTES

Le Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de la Francophonie et de l’Intégration Régionale, les Ambassadeurs, et les Chefs de postes consulaires procèdent à la légalisation des actes publics et des actes sous seing privé.

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet dont les caractéristiques sont définies par le texte des Affaires Etrangères.

Sont considérés comme des actes publics :
1- Les expéditions des décisions des juridictions judiciaires ou administratives, les actes émanant de ces juridictions et des ministères publics institués auprès d’elles ;
- les actes établis par les greffiers ;
- les actes établis par les huissiers de justice ;
- les expéditions des actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil ;
- les actes établis par les autorités administratives ;
- les actes notariés
- les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé.

2- Sont également considérés comme des actes publics, les actes établis par des agents diplomatiques et consulaires.

Qui peut procéder à la légalisation des actes ?

1- les Ambassadeurs et les Chefs de poste consulaire peuvent légaliser les actes publics :
a)- émanant d’une autorité gabonaise et destinés à être produits à l’étranger ;
b)- émanant d’une autorité de l’Etat de résidence :

-destinés à être produit au Gabon ;
-destinés à être produits devant un autre Ambassadeur ou Chef de poste consulaire gabonais ;

c)- émanant des agents diplomatiques et consulaires étrangers dans leur Etat de résidence :
- destinés à être produits au Gabon ;
- destinés à être produits devant un autre Ambassadeur ou Chef de poste consulaire gabonais.

2- le Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de la Francophonie et de l’Intégration Régionale, (la Direction générale des affaires consulaires) peut légaliser les actes publics :
a)- émanant d’une autorité gabonaise et destinés à être produits à l’étranger ;
b)- de façon exceptionnelle, émanant d’agents diplomatiques et consulaires étrangers en résidence sur le territoire national et destinés à être produits devant d’autres agents diplomatiques et consulaires étrangers en résidence sur le territoire national.

Les Ambassadeurs et les Chefs de poste consulaire peuvent légaliser les actes sous seing privé dont le signataire, ayant sa résidence habituelle dans leur circonscription consulaire ou y séjournant temporairement :

1- à la nationalité gabonaise ;
2- est étranger et doit produire cet acte au Gabon ou devant un Chef de mission diplomatique ou un Chef de poste consulaire gabonaise ;
3- quelle que soit sa nationalité, représente une entreprise inscrite au Ministère du Commerce au Gabon ou toute autre personne morale de droit privé ayant son siège au Gabon.

La légalisation de l’acte privé ne peut être faite qu’en présence de son signataire.

Pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d’une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités judiciaires ou administratives gabonaises, ou auprès des autorités de l’Etat de résidence.

Pour l’exercice des attributions prévues au présent arrêté, les Ambassadeurs et les Chefs de postes peuvent déléguer leur signature, sous leur responsabilité :

- à un ou plusieurs agents relevant de leur autorité et ayant la qualité de fonctionnaire ;
- aux Consuls honoraires de nationalité gabonaise de leur circonscription consulaire.
Le nom du ou des agents ou des Consuls honoraires ayant reçu délégation est publié par voie d’affichage, à l’intérieur des locaux de l’Ambassade ou du Poste consulaire, en un lieu accessible au public.

NOTA BENE : Les informations fournies ci-dessus concernent un pan des diverses activités de la Direction Générale des Affaires Consulaires (DGAC) du Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de la Francophonie et de l’Intégration Régionale (MAECFIR) . Un projet de texte en cours d’élaboration en fixera le cadre juridique définitif. De même, un texte spécifique précisera les modalités et les tarifs applicables aux actes soumis à la légalisation et à la traduction.